Anwenderberichte

Zillgen Medien
Branche: Marketing, Druck- & Medienproduktion

Firmenprofil

Die Zillgen Medien GmbH versteht sich als Agentur für prozessoptimierte Marketing-Kommunikation. Eine Software-Lösung hilft den 36 Mitarbeitern schon seit langem, den Überblick über die Projekte zu wahren. Mit der Gründung einer Niederlassung und dem Zukauf von Partnerfirmen jedoch konnte das bisherige System nur noch in Teilbereichen eingesetzt werden. Man suchte nach einer Lösung, die plattformübergreifend sämtliche Projektprozesse an den einzelnen Standorten abbilden und bestehende Insellösungen ersetzten sollte - und fand die auf FileMaker basierende Lösung advanter^® (vormals PRAKTIKUS).

Wir suchten ein System

"Wir suchten ein System, das sämtliche Prozesse integrieren können sollte", erinnert sich Stefan Zillgen, Inhaber und Geschäftsführer der Zillgen Medien GmbH. "Neben den unzureichenden Abbildungsmöglichkeiten des alten Systems waren auch Anpassungen sehr aufwendig und teuer. Das sollte mit dem neuen einfacher und günstiger gehen. Außerdem sollte die Lösung eine Schnittstelle zum Produktionssystem OPAS-G bieten und ein Kalkulationsmodul zur Kostenberechnung beinhalten."

Zillgens Anforderungen an eine kaufmännische Unternehmenssoftware waren umfangreich. So sollten neben Transparenz, Projektkalkulation und Auswertungsmöglichkeiten ein Angebotswesen inklusive Wiedervorlagen integriert sein, eine Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Eingangsrechnungsüberwachung und die Verwaltung offener Posten samt Übergabe der buchhaltungsrelevanten Daten in die Datev-Finanzbuchhaltung.

Neben den kaufmännischen Anforderungen gab es zusätzlich einige technische Besonderheiten, die ins Pflichtenheft aufgenommen wurden: Das Betriebssystem Macintosh sollte sowohl in der Classic- wie auch X-Umgebung unterstützt werden, das Tool musste gleichzeitig Windows-kompatibel sein und obendrein die Anbindung der verschiedenen Standorte über Citrix-Metaframe gewährleisten.

Darüber hinaus sollte es eine Schnittstelle zur Mediendatenbank und zum Produktionssystem OPAS-G geben. "Wir haben viele Lösungen getestet, darunter auch WINKAAR, LECTOR und KHK-Software. Aber nichts konnte alle unsere Bedürfnisse zufrieden stellen", so Stefan Zillgen. "Nur die FileMaker-Lösung hatte alles, was wir brauchten: Sie läuft plattformübergreifend, so dass auch unsere Macianer endlich Zugriff auf wichtige Projektdaten haben, das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung und auch die Nähe zum Softwarehersteller ist gegeben. Das System war innerhalb kürzester Zeit bei uns implementiert und kleinere Änderungen können wir schnell inhouse durchführen."

Den Alltag erleichtern

Die Schnittpunkte und Besonderheiten des bei der Zillgen Medien GmbH eingesetzten Systems liegen in der Projektverwaltung, dem Zeiterfassungsmodul, der Datev-Anbindung sowie der Schnittstelle zur Mediendatenbank OPAS-G. Die Funktionen in der Auftragsbearbeitung, im Beschaffungswesen und in der Projektverwaltung bilden darüber hinaus die Abläufe des Unternehmens aus der Druckvorstufe bestens ab.

Mit vielfältigen Variationsmöglichkeiten kann die Software einfach an spezifische Bedürfnisse angepasst werden. Die Datenbanklösung ist weitgehend betreuungsfrei und erfordert dadurch keine eigene EDV-Abteilung. Gerade für Unternehmen mit einer Größe wie die Zillgen Medien GmbH ist dies oft ein ausschlaggebender Faktor beim Für und Wider des Software-Einsatzes.

In der Projektverwaltung werden zunächst einmal sämtliche Daten aus allen kaufmännischen Bereichen zusammengeführt. Durch die Vorhaltung der Informationen in einem zentralen Punkt wird die Projektbearbeitung transparenter, Zuständigkeiten, To-Do-Listen und Wiedervorlagen optimieren die Organisation des Projektablaufs. Durch die Zusammenfassung aller Daten kann zu jedem gewünschten Zeitpunkt eine genaue Kalkulation aller anfallenden Kosten und Leistungen vorgenommen werden.

Die Module der Auftragsbearbeitung und des Beschaffungswesens bieten den einzelnen Abteilungen Werkzeuge zur einfachen Umsetzung sämtlicher Aufgaben. Das Zeiterfassungsmodul bucht Mitarbeiterstunden über einen Internet-Browser direkt ins System. Der Vorteil der HTML-PHP-Programmierung liegt dabei in der einfachen Installation und der Betriebssystem-Unabhängigkeit.

Mittels der Datev-Anbindung werden Ausgangs- und Eingangsrechnungen samt deren Personenkontendaten täglich automatisch und vorkontiert an die Datev-Finanzbuchhaltung übergeben. Diese Lösung ist Zeit- und Kosten sparend und vermindert Fehlerquellen zu fast 100 %.